ฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์

การดำเนินงาน ในฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์

โดย

นายจิรภัทร เชิดวงศ์ตระกูล

รหัส 2571031441314

        เป็นฝ่ายงานที่ติดต่อกับลูกค้าโดยตรงในการตกลงขอเช่าอาคาร สถานที่ และอำนวยความสะดวก การให้ความรู้ก่อนการเช่า กฏระเบียบ ค่าปรับบต่าง ๆ ในการทำผิดสัญญาเช่า
ลักษณะการดำเนินงาน

1) ติดต่อลูกค้าที่สนใจเช่าอาคารสำนักงาน
2) แนะนำหรือให้ความรู้เกี่ยวกับความเหมาะสมในการเช่าอาคารสำนักงาน
3) ดำเนินการเรื่องสัญญาเช่าอาคารสำนักงาน
4) ชี้แจงเรื่องสัญญา ค่าปรับต่าง ๆ ให้ลูกค้าได้ทราบ

ขั้นตอนในการดำเนินงาน
1) ติดต่อประสานงานกับลูกค้า
       การติดต่อสื่อสารเพื่อชี้แจงรายละเอียดแก่ลูกค้าที่ติดต่อเข้ามาเพื่อขอเช่าพื้นที่อาคารสำนักงาน
รายละเอียดการชี้แจง
       1.1) กฏระเบียบการเช่า
       1.2) สัญญาเช่า
       1.3) ค่าปรับหากมีการกระทำที่ก่อให้เกิด ตัวอาคารหรือทรัพสินทร์เกิดความเสียหาย
       1.4) การติดต่อขอรายละเอียดอื่น ๆ
2) แนะนำอาคารสถานที่ให้แก่ลูกค้า
       เป็นการแนะนำอาคารสถานที่ ว่าอาคารขนาดใด เหมาะสมกับองค์กรหรือสำนักงานแบบใดบ้าง
และข้อมูลอื่น ๆ ทีเกี่ยวข้อง เช่น
       - แนะนำขนาดอาคารให้เหมาะสมกับสำนักงาน
       - แนะนำวิธีการทำความสะอาดอาคารในขณะที่อยู่ในสัญญาเช่า
       - ข้อมูลติดต่อช่างซ่อมบำรุง ในกรณีเกิดการชำรุดมากเกินที่จะซ่อมบำรุงอาคารเองได้
3) ตกลงเรื่องการเช่าและอธิบายรายละเอีดยต่าง ๆ
       เป็นขั้นการอธิบายข้อตกลง เงื่อนไข ค่าปรับ ข้อมูลอื่น ๆ ที่ทางองค์กรต้องแจ้งให้ลูกค้าได้รับทราบก่อนทำสัญญากับองค์กร เพื่อป้องกันเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์ต่อลูกค้าและองค์กรเอง
ประกอบไปด้วย
       3.1) ขั้นตอนการยื่นเอกสารของลูกค้า
       3.2) เอกสารประกอบบการทำสัญญาเช่า
       3.3) เอกสารการจ่ายเงินมัดจำหรือค่าตกแต่งอื่น ๆ ที่ลูกค้าต้องการให้มี
4) ทำสัญญาเช่า
       เป็นขั้นตอนของการเซ็นสัญญาระหว่างลูกค้าและองค์เพื่อตกลงในการให้เช่าอาคาร สถานที่ในการจัดทำสำนักงานหรือบริษัทย่อยต่าง ๆ ในขั้นตอนนี้จะมีการชี้แจงอีกครั้งถึงเงื่อนไขในการเช่าอาคารสำนักงาน เช่น
       - ค่าปรับต่าง ๆ
       - ข้อตกลงในการเช่าอาคารที่ได้ตกลงกันไว้ในส่วนของขั้นตอนติดต่อประสานงานกับลูกค้า

สัญญาเช่า

ระบบและเครือข่ายในฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์

       องค์กรมีการนำระบบ Intranet Internet และ Extranet เข้ามาใช้ภายในองค์กร โดยแบ่งส่วนการใช้งานตามความเหมาะสมของระบบเครือข่ายแต่ละแบบ

1) Intranet

       เป็นระบบเครือข่ายภายในองค์กรหรือฝ่ายงานสามารถใข้เขื่อมต่อกับบุคคลภายในองค์กรได้ทั้งหมดเพื่อแจ้งข่าวสารที่สำคัญหรือข่าวประชาสัมพันธ์ของอค์กร ระบบไม่สามารถส่งข้อมูลออกไปภายนอกได้ จึงทำได้เพียงแค่ติดต่อกันในองค์กรเท่านั้น

การนำระบบ Intranet มาใช้

       - การส่ง E-mail ภายในบริษัท
       - แจ้งข่าวประชาสัมพันธ์

       - การส่งข้อมูลในแต่ละฝ่าย

       - การส่งข้อมูลภายในองค์กร

ประโยชน์ของการนำอินทราเน็ตเข้ามาประยุกต์ใช้ในหน่วยงาน สามารถสรุปได้ดังนี้

1. การสื่อสารเป็นแบบสากล ผู้ใช้ระบบอินทราเน็ตสามารถส่งข่าวสารในรูปของ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นมาตรฐานสากลระหว่างผู้ร่วมงานภายในหน่วยงานและผู้ใช้อินเตอร์เน็ต ซึ่งอยู่ภายนอกหน่วยงานได้

2. อินทราเน็ตใช้มาตรฐานเครือข่าย และโปรแกรมประยุกต์ได้เช่นเดียวกับเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ซึ่งมีใช้อย่างแพร่หลาย และผ่านการยอมรับให้เป็นมาตรฐานตามความนิยมไปโดยปริยาย โดยมีทั้งผลิตภัณฑ์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ให้เลือกใช้ได้หลากหลาย

3. การลงทุนต่ำ ด้วยความต้องการด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์คล้ายคลึงกับที่ใช้ในเครือข่ายอินเตอร์เน็ตซึ่งมีผลิตภัณฑ์ให้เลือกมากมายและราคาต่ำ จึงทำให้ค่าใช้จ่ายการวางระบบเครือข่ายต่ำกว่าเมื่อเทียบกับ ค่าใช้จ่ายที่ต้องลงทุนกับระบบอื่น ๆ

4. ความน่าเชื่อถือ เทคโนโลยีที่ใช้นั้นได้ผ่านการทดลองใช้และปรับปรุง จนกระทั่งอยู่ในสถานภาพที่มีความเชื่อถือได้สูง

5. สมรรถนะ สามารถสื่อสารข้อมูลรองรับการส่งข้อมูลที่ประกอบด้วย ข้อความ ภาพและเสียงได้

ในปัจจุบัน บริษัทธุรกิจชั้นนำในประเทศต่าง ๆ ได้นำเทคโนโลยีอินทราเน็ตมาประยุกต์ใช้ในองค์กรกันอย่างแพร่หลาย สำหรับอินทราเน็ตในประเทศไทยกำลังอยู่ในช่วงของการเริ่มต้น และการขยายแนวความคิดให้กับผู้บริหารองค์กร อีกทั้งองค์กรหลายแห่งยังคงไม่พร้อมทั้งด้านงบประมาณ และบุคลากรที่จะเชื่อมโยงสู่อินเตอร์เน็ตอย่างแท้จริง อินทราเน็ตจึงเป็นช่องทางในการพัฒนาและเตรียมความพร้อมในระยะแรก แต่ก็มีศักยภาพที่จะเติบโตได้อีกมาก

2) Internet

       ระบบเครือข่ายสธารณะที่ใช้ติดต่อกับองค์กรภายนอก หรือการค้นหาข้อมูลต่าง ๆ เพื่อนำมาพัฒนาองค์กรในส่วนต่าง ๆ ให้ทันสมัยอยู่สม่ำเสมอ
การนำระบบ Internet มาใช้
       - ค้นหาข้อมูลจากภายนอก
       - ส่งข้อมูลการเช่าอาคารให้ลูกค้า
       - ติดต่อหน่วยงานราชการหรือหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
3) Extranet
       ระบบเครือข่าย Extranet นั้นเป็นการผสมระหว่าง Intranet และ Internet เข้าด้วยกันคือ สามารถใช้ระบบนี้ ติดต่อได้ทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้ ทำให้สะดวกกับการติดต่อได้สะดวกยิ่งขึ้น
เช่่น
       - พนักงานบริษัท หรือ ตัวแทนฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์ ทำการติดต่อเข้ามาภายในองค์กรได้โดยตัวพนักงานเองอยู่ภายนนอก
       - การตรวจสอบ E-mail ในองค์กรในขณะที่ออยู่ภายนอกองค์

ระบบงานเดิม
-ใช้เอกสารในการรักษาข้อมูลลูกค้าทั้งหมด
-ไม่มีการสำรองข้อมูลลูกค้า
-ไม่สามารถขอดูรายชื่อลูกค้าที่ต้องการได้ในเวลาอันสั้น

ระบบงานใหม่
-ระบบสามารถเรียกดูข้อมูลลูกค้า และพนักงานได้ในทันที
-ระบบสามารถบันทึกข้อมูลการทำสัญญาของลูกค้าได้
-ระบบสามารถแสดงรายชื่อลูกค้าได้ทั้งหมด

เทคโนโลยีสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายงานลูกค้าสัมพันธ์

       เป็นระบบสารสนเทศที่คิดขึ้นเองโดยจ้างช่างเทคนิคเข้ามาดูแลลในส่นนี้เพื่อให้สามารถเก็บรักษาข้อมูลลูกค้าได้ และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

ฐานข้อมูลระบบฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์